吹奏楽部で3年生が引退し、新しい部長やパートリーダーに仕事を引き継ぐとき、何を伝えればいいか迷うことはありませんか？
この記事では、役職の交代から練習運営、楽器・楽譜の管理、会計、演奏会準備まで、代替わりで確認したい56項目を紹介します。
自分の担当に関係する項目を選び、引き継ぎのチェックリストとして活用してください。
引き継ぎの準備・役職交代で確認すること
1. 新旧の担当者を一覧にする
部長、副部長、パートリーダー、各係について、誰から誰へ仕事を引き継ぐのか一覧表にします。1人が複数の役割を兼任していた場合も、それぞれの引き継ぎ先を決めましょう。
2. 実際に担当していた仕事を書き出す
役職名だけでなく、日常的に行っていた仕事を具体的に書き出します。「部長だから全体管理」ではなく、「練習予定を集める」「顧問へ報告する」など、作業単位で整理しましょう。
3. 引き継ぎの日程を決める
旧担当者が引退する前に、説明・実践・最終確認の時間を確保します。1回の説明で終わらせず、新担当者が実際に仕事を行う期間を設けると安心です。
4. 引き継ぎ資料の保存場所を統一する
資料を紙のファイルや学校指定の共有フォルダなど、決められた場所に集めます。個人のスマートフォンだけに保存されている資料がないか確認しましょう。
5. 顧問の承認が必要な仕事を確認する
予算の使用、外部との連絡、学校設備の利用など、顧問や学校の承認が必要な仕事を区別します。生徒だけで決定してよい範囲も確認しておきましょう。
6. まだ終わっていない仕事を一覧にする
提出待ちの書類、返事待ちの連絡、未精算の支払いなどを記録します。「何を待っているか」「次に何をするか」「期限はいつか」をセットで残しましょう。
練習・年間活動で引き継ぐこと
7. 普段の練習曜日と時間
朝練習、放課後練習、休日練習など、通常の活動時間を確認します。準備や片付けの時間も含め、実際にどのような流れで活動しているか伝えましょう。
8. 年間の学校行事と練習への影響
定期考査、学校祭、修学旅行など、練習時間が変わりやすい行事を年間予定表に記入します。例年どの時期に練習場所や活動時間が変わるのかも残しておきます。
9. 練習場所の使用手続き
音楽室、教室、体育館などの使用方法を確認します。予約が必要な場所や、使用前後に先生への連絡が必要な場所があれば、手順を書いておきましょう。
10. パート練習の進め方
パート練習を設定する方法や、練習内容の決め方を伝えます。場所の割り振りやパート練習後の報告方法など、普段行っていることを具体的に説明しましょう。
11. 合奏前後の準備・片付けの流れ
椅子や譜面台の設置、打楽器の移動、終了後の片付けなど、合奏前後の作業手順を確認します。誰が何をするかだけでなく、どの順番で進めるかも伝えます。
12. 外部講師の指導を受ける手順
外部講師を招いている場合は、日程調整や必要な準備を確認します。連絡は顧問を通すのか、学校が指定した担当者が行うのかなど、連絡方法を明確にしておきましょう。
13. 練習計画と過去の記録
直近の練習計画や合奏で指摘された課題を引き継ぎます。次の担当者が、現在どこまで練習が進んでいるのか分かる状態にしておきましょう。
楽器・備品の管理で引き継ぐこと
14. 学校所有の楽器一覧
学校が所有している楽器の種類、台数、管理番号、保管場所を確認します。楽器台帳がある場合は、実際の楽器と照らし合わせて更新しましょう。
15. 貸し出し中の楽器
部員に貸している楽器や、外部から借りている楽器を確認します。学校の管理ルールに従い、貸出先、返却予定日、管理担当者を記録しておきましょう。
16. 故障・不具合のある楽器
修理が必要な楽器や、使用時に注意が必要な楽器を一覧にします。「どこが壊れているか」「現在使用できるか」「修理依頼中か」を具体的に記録します。
17. 楽器の点検・修理履歴
最近修理した楽器や、定期的な点検が必要な楽器を確認します。修理した日付や依頼先、次に点検する予定が分かるようにしておきましょう。
18. 消耗品の在庫と補充方法
バルブオイル、スライドグリス、クリーニング用品などの在庫を確認します。学校で購入するものと個人で用意するものを区別し、補充の申請方法も伝えましょう。
19. 打楽器の付属品と保管場所
マレット、スティック、スタンド、シンバルの付属品などが揃っているか確認します。楽器ごとに付属品の置き場所を決めておくと、紛失や片付け忘れを防ぎやすくなります。
20. 大型楽器の移動・運搬方法
ティンパニ、マリンバ、チューバなど、大型楽器の移動に必要な人数や運搬方法を確認します。階段や段差のある場所など、特に注意が必要な経路も伝えておきましょう。
21. 楽器庫・備品庫の鍵と管理方法
楽器庫や備品庫の鍵を誰が管理しているか確認します。鍵の受け渡しや保管は、学校の規則に従って行い、無断で複製したり持ち帰ったりしないようにしましょう。
楽譜・選曲で引き継ぐこと
22. 所蔵楽譜の一覧
学校にある吹奏楽曲やアンサンブル曲の楽譜を一覧にします。曲名、作曲者、編曲者、出版社、保管場所などを記録しておくと、次年度の選曲にも役立ちます。
23. パート譜の不足・欠損状況
所蔵楽譜について、スコアやパート譜が揃っているか確認します。不足しているパートや破損している楽譜があれば記録し、正規の補充方法を検討しましょう。
24. 借りている楽譜の返却予定
ほかの学校や団体から借りている楽譜、レンタル楽譜などを確認します。借用先と返却期限を記録し、返却漏れがないようにしましょう。
25. 楽譜の配布・回収方法
楽譜をどのように配布し、演奏後に回収しているか確認します。原本の管理方法やパートごとの保管場所を伝え、紛失しない仕組みを引き継ぎましょう。
26. 楽譜の複製・利用に関するルール
楽譜のコピーや電子データ化について、学校で定めたルールや権利者の利用条件を確認します。学校行事だからといって、すべての楽譜を自由に複製できるわけではありません。
27. 電子楽譜・音源データの保存場所
電子楽譜や参考音源を保管している場合は、保存場所とアクセス権限を確認します。個人アカウントから無断で複製・転送せず、利用条件と学校の管理方法に従って引き継ぎましょう。
28. 次年度の候補曲と選曲状況
次年度のコンクールや演奏会に向けて、すでに挙がっている候補曲を共有します。候補に選ばれた理由や、編成・難易度などの懸念点も記録しておきましょう。
会計・予算・購入で引き継ぐこと
29. 現在の部費残高
学校や顧問の管理する会計記録を確認し、現時点の残高を引き継ぎます。現金の管理がある場合は、顧問などの立ち会いのもとで帳簿と実際の金額を照合しましょう。
30. 収入と支出の記録
部費、演奏会収入、備品購入費など、収入と支出の記録が揃っているか確認します。何にいくら使ったのか、新担当者が後から確認できる状態にしておきます。
31. 領収書・請求書の保管場所
楽譜や備品を購入した際の領収書、請求書などの保管場所を引き継ぎます。日付や金額が分からない書類があれば、旧担当者が在任中に整理しておきましょう。
32. 未払い・未精算の費用
まだ支払っていない請求や、立て替えたまま精算されていない費用を確認します。支払先、金額、期限、対応状況を一覧にして顧問と共有しましょう。
33. 年間予算と定期的な支出
楽譜購入、楽器修理、講師謝礼、会場使用料など、年間で必要になる費用を確認します。毎年決まった時期に発生する支出があれば、予定表に記載します。
34. 部費の集金・管理方法
部費を集めている場合は、集金時期、金額の決定方法、記録方法を確認します。生徒だけで現金や個人情報を扱わず、学校が認めた手順を引き継ぎましょう。
35. 楽譜・備品の購入申請方法
新しい楽譜や備品が必要になったとき、誰に申請し、どのような手順で購入するか確認します。見積もりや事前承認が必要な場合は、その書類や提出先も伝えましょう。
コンクール・演奏会の準備で引き継ぐこと
36. 今後の出演予定と決定状況
定期演奏会、コンクール、地域イベントなど、今後の出演予定を一覧にします。開催日が確定しているものと、まだ仮の予定であるものを区別しておきましょう。
37. 大会の最新情報を確認する場所
コンクールの開催要項、申込案内、提出書類などをどこで確認できるか伝えます。前年の規定をそのまま使わず、参加年度の主催者の正式な案内を確認しましょう。
38. 出演申込の期限と提出方法
出演予定の行事について、申込期限、提出書類、提出方法を確認します。誰が提出するのかを明確にし、学校や顧問を通す必要がある手続きは、その流れも伝えます。
39. 会場予約・利用申請の状況
定期演奏会などで会場を借りる場合は、予約状況や利用申請の進捗を確認します。使用日時、申込名義、支払期限、会場担当者との確認事項を整理しましょう。
40. 過去の舞台配置図・進行表
以前の演奏会で使用した舞台配置図や進行表を引き継ぎます。椅子や譜面台の配置、舞台転換など、次年度の準備で参考にできる資料を残しましょう。
41. 楽器運搬の手配方法
演奏会やコンクールで楽器を運ぶ場合は、輸送手段や積み込みの手順を確認します。大型楽器を運ぶ際の注意点や、学校・運送業者への依頼方法も共有しましょう。
42. チケット・受付業務の資料
演奏会のチケット販売や受付に関する資料を引き継ぎます。販売方法、券種、受付の流れ、残券の管理など、次年度も参考にできる情報を整理しましょう。購入者の個人情報は必要な範囲に限り、適切に管理します。
43. 当日の係と運営スタッフの手配方法
受付、会場案内、楽器運搬、舞台転換など、演奏会当日の仕事を確認します。保護者や外部スタッフに協力をお願いする場合は、学校を通じた依頼方法も伝えましょう。
広報・SNS・外部連絡で引き継ぐこと
44. 公式メール・連絡窓口の管理者
吹奏楽部の公式メールアドレスや外部連絡窓口を確認します。アカウントの管理者と利用できる担当者を明確にし、学校が定めた方法で新担当者へ権限を引き継ぎましょう。
45. SNSアカウントの運用ルール
InstagramやXなどを使用している場合は、投稿担当者、承認手順、投稿してよい内容を確認します。個人アカウントとの混同を避け、学校の許可を受けた運用方法を引き継ぎましょう。
46. アカウントのログイン・認証設定
SNSやクラウドサービスのアカウントを引き継ぐ際は、管理者権限や多要素認証、復旧用の連絡先を確認します。パスワードを一覧表に書いて部員全員へ配るのではなく、学校の管理方針とサービスの規約に沿って権限を移しましょう。
47. 写真・動画の使用条件
演奏会や部活動の写真・動画について、公開できる範囲や掲載に必要な確認事項を引き継ぎます。過去に撮影した写真だからといって、すべてを自由にSNSへ投稿できるわけではありません。
48. チラシ・ポスターの制作データ
過去の演奏会チラシや部員募集ポスターなど、編集可能な制作データの保存場所を共有します。使用した写真、イラスト、フォントなどに利用条件がある場合は、その情報も一緒に残しておきましょう。
49. 外部との連絡で返事待ちの案件
出演依頼、協賛、会場との打ち合わせなど、外部との連絡が進行中の案件を確認します。誰からの返事を待っているか、いつまでに対応する必要があるかを記録し、顧問と共有しましょう。
新体制への移行・最終確認で引き継ぐこと
50. 新入生の受け入れ準備
春の体験入部や部員募集について、前年の実施内容や準備資料を引き継ぎます。使用した案内資料、体験用の楽器、準備に必要だった期間などを整理しましょう。
51. パートリーダーごとの個別引き継ぎ
部長や副部長だけでなく、各パートリーダーも個別に引き継ぎを行います。担当楽器の管理やパート練習の進め方など、全体の引き継ぎだけでは伝わらない内容を確認しましょう。
52. 部員への連絡方法
練習予定の変更や集合時間の連絡などを、どのような方法で部員に伝えるか確認します。学校が認めた連絡手段を使い、連絡を受け取れない部員が出たときの対応も決めておきましょう。
53. 緊急時・事故発生時の連絡手順
楽器の破損、けが、体調不良などが発生した際の対応を確認します。緊急時に連絡する先生や学校の窓口を明確にし、生徒だけで判断しない事項も共有しましょう。
54. 未解決の問題や相談事項
新体制に引き継ぐ必要のある課題があれば、事実と今後必要な対応を整理します。個人間のトラブルや配慮が必要な情報については、部員同士で詳細を回覧せず、顧問など適切な担当者へ引き継ぎましょう。
55. 新担当者に実際の仕事を試してもらう
説明を聞くだけで終わらせず、新担当者に予定表の作成、備品の確認、資料の整理などを実際に行ってもらいます。分からなかった部分は旧担当者が補足し、資料にも追記しておきましょう。
56. 顧問と引き継ぎ完了を確認する
最後に、引き継ぎ資料、未完了の仕事、会計、楽器・楽譜の管理状況などを顧問と一緒に確認します。新担当者が必要な資料を利用できることを確かめ、引き継ぎの完了日を記録しましょう。